Sonia
Pourquoi procrastine-t-on lorsqu’il s’agit de mettre de l’ordre dans nos fichiers numériques ?
En bref :
Face à notre documentation numérique, massive, nous avons tous tendance à nous laisser déborder. L’envie, l’énergie, la méthode et le temps nous manquent pour aménager notre classement et faciliter notre archivage numérique en ligne.
Nous verrons ici les raisons de cette procrastination, son coût et des solutions pour vous aider à lutter contre cette habitude que nous avons tous, pour enfin organiser, ranger et protéger vos contenus numériques.
Chers Treasynautes,
Aujourd’hui, nous vous proposons d’évoquer ensemble un penchant naturel que nous avons tous, celui de la procrastination.
Remettre à plus tard ce que l’on pourrait faire immédiatement nous semble faire partie de notre quotidien à tous.
Surtout lorsqu’il s’agit des tâches qui nous enthousiasment le moins.
Et là, il faut bien le reconnaître, le tri, le classement, le rangement, sont des domaines où il nous est à tous déjà arrivé de procrastiner… qu’il s’agisse de notre intérieur ou de notre ordinateur !
Pourtant, nous avons déjà vu dans un précédent article Treasy qu’il existe de nombreuses bonnes raisons de lancer un ménage de printemps numériques dans nos fichiers numériques. Les bonnes raisons de débuter un ménage de printemps de nos fichiers numériques
Alors, convaincu, vous aussi vous avez déjà prononcé une telle phrase :
« Allez, cette fois c’est promis, Dimanche je classe tous les fichiers de mon ordinateur… » ?
Et, vous aussi, vous n’avez finalement rien fait ?
Une bonne résolution, vite oubliée…
Rassurez-vous, ça nous arrive à tous.
Sénèque disait : « En suivant le chemin qui s’appelle Plus tard, nous arrivons sur la place qui s’appelle Jamais. »
Mais que disent de nous ces petits manquements, que nous avons tous ?
La procrastination, qu'est-ce-que c'est ?
La procrastination, phénomène que tout le monde a connu au moins une fois dans sa vie et que certains pratiquent à des niveaux olympiques, est le fait de remettre à plus tard une chose qu’on est supposé faire aujourd’hui…
Mais, aussitôt la décision d’effectuer une telle tâche prise, des multitudes d’autres tâches doivent soudainement être réalisées à la place, des tâches qu’on avait remises à plus tard mais qui deviennent désormais urgentes…
C’est un phénomène qui touche tout le monde, avec des ramifications variées : études, travail, tâches ménagères, déclaration fiscale, etc…
Pourquoi sommes-nous tous sujets à la procrastination ?
Nous voulons ici tenter de comprendre pourquoi nous avons tous cette tendance, une fois ou l’autre, sur un sujet ou l’autre.
La réponse à une telle question est assez diffuse.
Il semble qu’il y ait une tendance actuelle à rire de la procrastination au point qu’elle en devienne même assumée.
Il reste que la souffrance de toute personne qui y est sujet est bien réelle.
On peut se sentir vraiment bloqué et anxieux à l’idée de faire quelque chose.
On peut citer, à titre d’exemple, le dossier administratif démarré largement dans les temps, mais qu’on ne terminera que la nuit précédant la date limite, à grand coup de stress, d’énervement et d’apitoiement sur soi-même tout en jurant que plus jamais on ne fera quoi que ce soit à la dernière minute…
Jusqu’à la prochaine fois !
Y a -t-il des mécanismes qui permettent de comprendre ce qui se passe réellement dans nos cerveaux lorsqu’on décide de remettre à plus tard ce qu’on devait faire hier ?
Procrastiner pour éviter le « supplice » ?
Fondamentalement, la procrastination est la conséquence d’un évitement.
Réaliser la tâche est vécu comme un véritable supplice, si bien que n’importe quoi sera préférable à cela.
Certains décrivent une force irrésistible qui attire vers autre chose et empêche de “s’y mettre“.
La procrastination est une stratégie d’évitement pour s’éviter le supplice que représente la tâche à accomplir sur le moment.
L’humain évite ce qui fait mal pour aller vers ce qui fait du bien sur le moment.
Il est donc normal que nous cherchions systématiquement à nous réfugier dans le plaisir plutôt que dans le déplaisir.
Peut-être que, pour vous, la gestion de vos fichiers numériques est vécue comme un supplice, à éviter le plus longtemps possible donc ?
Mais qu’est-ce qui se cache derrière le supplice/la douleur d’agir ?
Serait-ce de la paresse ?
La procrastination s’apparente souvent à de la paresse, puisque le fait de remettre tout à la dernière minute serait l’apanage des paresseux.
Mais non, ce n’est pas forcément de la fainéantise.
Procrastiner lorsqu'on se sent débordé ?
Lorsqu’on interroge les personnes concernées, on s’aperçoit que leur apparente indolence cache certains comportements – parfois inconscients – qui sont à l’origine de « l’action » de procrastination.
Se sentir débordé peut conduire à repousser une tâche à plus tard.
En effet, la sensation d’avoir trop à faire est si grande, qu’on préfère ignorer les urgences et se focaliser sur des choses moins importantes…
Cette sensation de trop-plein est liée en général à deux éléments :
– les listes de tâches ont trop de points, avec la conséquence de ne jamais en venir à bout ;
– les actions à accomplir sont trop vagues, avec pour conséquence de ne pas savoir par quoi commencer. On ne sait ni quand cela se termine, ni comment le faire concrètement, ce qui peut être très décourageant.
Qui ne s’est jamais retrouvé dans la situation de n’avoir fait, au bout du temps disponible, que 2 des 20 tâches qui figuraient sur la liste ?
Or, être débordé est une recette magique pour basculer dans la procrastination.
On peut procrastiner car on ne sait pas par quoi commencer !
Et vous, diriez-vous que vous vous sentez dépassé face à la gestion de votre documentation ?
Est-ce, à votre avis, la raison pour laquelle vous ne faites rien, ou trop peu ?
Et si la cause de la procrastination était un manque d'organisation ou une mauvaise organisation ?
Réaliser un projet, quel qu’il soit, demande un peu de préparation et d’organisation.
Bien s’organiser c’est, entre autres, évaluer correctement le temps nécessaire à l’exécution d’une activité et découper l’activité principale en tâches.
Souvent on ajoute l’activité à la liste de tâches que nous souhaitons réaliser sur une journée donnée, sans pour autant avoir réfléchi à la manière dont on va l’exécuter, et encore moins au temps qui sera nécessaire pour le faire !
Or, ce travail préalable et préparatoire, qui peut se faire mentalement, permet de conscientiser les ressources nécessaires à l’accomplissement de la tâche.
A combien, de votre côté, évaluez-vous le temps qui serait nécessaire à la complète reprise en main de votre documentation dématérialisée ?
Un problème de motivation ?
L’effort à faire demande parfois de la concentration alors qu’on a naturellement tendance à chercher la récompense immédiate, le chemin le plus facile, là tout de suite.
D’autant plus si la tâche à faire n’est pas si importante et donc qu’elle peut attendre.
La motivation c’est tout ce qui nous amène, consciemment ou non, à agir.
Ce sont nos valeurs, les intérêts personnels et collectifs, ce sont nos croyances etc.
Tous ces facteurs sont autant d’éléments qui viennent éclairer le pourquoi de nos actions.
Il est rare d’agir sans motivation, même si on ne la comprend pas toujours.
Il se peut que, comme tout un chacun, vous repoussiez une tâche simplement parce ce vous ne voyez aucun intérêt à la réaliser.
Il y a alors une absence de motivation quant à la réalisation de cette tâche et vous choisissez donc de vous abstenir.
Il se peut aussi que vous ne voyiez pas ce que vous pourriez gagner en faisant la tâche, ou encore que vous ne voyiez pas le sens, l’utilité de vous mobiliser pour la réaliser.
Il est difficile dans ce cas de se forcer à faire quelque chose qu’en réalité on n’a pas du tout envie de faire !
Pour vous aider à identifier votre degré de motivation concernant la gestion de vos fichiers numériques, nous pensons chez Treasy que vous devriez vous poser les questions suivantes :
Est-ce que je suis obligé de faire cette tâche ? Pourquoi ?
Quelle est l’utilité de cette tâche ?
Que vais-je gagner à faire cette tâche ?
Que vais-je ou que pourrais-je perdre si je ne fais pas cette tâche ?
Décidez ensuite de réaliser cette tâche… ou pas !
Mais souvenez-vous que Treasy peut vous aider dans tout cela, et que vous pouvez lui confier votre gestion documentaire !
Ce pourrait-il que notre inaction soit causée par un manque de confiance ?
On procrastine aussi lorsqu’on doute de soi.
Nous remettons en question nos connaissances, nos compétences, nos aptitudes et on préfère éviter le plus longtemps possible ce moment où nos choix montreront leurs faiblesses en pointant du doigt le manque de compétences ou de discernement dont on a fait preuve.
Plutôt que subir ces critiques – qui sont bien réelles dans l’esprit – on préfère repousser la tâche, voire ne rien faire.
Cependant, vient toujours le moment où l’évitement laisse place à la panique qui apporte son lot de stress et de doutes supplémentaires sur ses capacités.
On entre alors dans un cercle vicieux où le comportement de remettre à plus tard renforce le manque de confiance, qui renforce le comportement, et ainsi de suite.
De votre côté, comment évaluez-vous votre degré de confiance et de compétence à gérer seul vos contenus numériques ?
La procrastination peut aussi être causée par le perfectionnisme
Le perfectionnisme est lié à l’absence de confiance en soi.
Le perfectionniste ne finit jamais ce qu’il a commencé, parce qu’il craint que ce ne soit pas parfait.
La pression qu’il s’impose est telle qu’il préfère inconsciemment ne pas faire plutôt que de faire imparfaitement.
La combinaison entre le stress et un degré d’attente très élevé fait que le perfectionniste repousse sans cesse, pour ne pas être confronté à ce qu’il considère comme des manquements (même si ceux-ci existent surtout dans son esprit).
Considérez-vous que ce perfectionnisme / manque de confiance en vous pourrait expliquer votre procrastination lorsqu’il s’agit de rassembler, renommer, trier et classer vos documents numériques ?
Pourtant, notre procrastination a un coût
Remettre à plus tard a un coût pour nous tous (même s’il semble préférable à l’action sur le moment).
Car on perd du temps.
Le problème vient surtout du fait qu’en repoussant une tâche, on continue d’y penser et, au final, on aura perdu du temps.
Tandis qu’une petite tâche immédiatement réalisée peut être tout de suite oubliée et on peut passer à autre chose.
Les journées sont courtes, et si on additionne le nombre d’heures passées à procrastiner, on s’aperçoit que ce temps aurait pu être utilisé différemment, à faire des choses plus intéressantes et plaisantes !
On perd aussi l’opportunité de changer et de se développer.
En effet, en remettant à plus tard, on reste dans sa zone de confort.
Rester dans sa zone de confort est le meilleur moyen de ne jamais rien accomplir de nouveau et donc de ne jamais grandir.
On perd alors encore de l’estime de soi.
A long-terme, procrastiner de façon répétée finit par annihiler la confiance en soi (qui est déjà une des raisons pour laquelle on remet à plus tard ainsi qu’on l’a vu plus haut).
Le coût global de la procrastination peut donc être très élevé.
Néanmoins, il est possible de maîtriser et d’inverser la procrastination, pour enfin passer à l’action…
Il existe des solutions pour réduire notre tendance à la procrastination
Voici quelques petits conseils à essayer, pour tenter de limiter votre procrastination si cette dernière est un problème pour vous…
Ces conseils, compte tenu du métier de Treasy, s’appliquent évidemment aux tâches que représentent pour nous la gestion et l’organisation, ainsi que la protection de nos fichiers numériques.
Nous vous suggérons de commencer par :
– Limiter au maximum le nombre de gestes à faire pour ranger les fichiers que vous utilisez le plus souvent. En effet, devoir faire un trop grand nombre de gestes et d’efforts pour ranger un fichier sera à coup sûr rebutant pour le ranger. Autant se faciliter la tâche au maximum !
– Regrouper les fichiers que vous utilisez au même moment, pour la même tâche. Là encore, il s’agit d’un conseil tout simple, mais tellement efficace. L’humain étant par nature assez paresseux (si si !), autant réduire les bonnes excuses qu’on pourrait trouver pour ne pas faire les corvées indispensables.
On pourrait continuer cette liste longtemps car on peut faire beaucoup en amont pour réduire au maximum les tâches à faire.
Mais arrive toujours un moment où la tâche est inévitable, où il faut tout de même la faire…
Treasy, votre allié pour ranger et protéger vos fichiers numériques
Chez Treasy, nous sommes là pour vous accompagner dans la décision de mettre fin à la procrastination pour la gestion de vos documents numériques.
Tous nos outils ont été pensés pour vous, et pour vous permettre de changer le regard que vous portez sur ce pan de vos tâches administratives.
Ils sont là pour soulager le besoin d’y consacrer du temps et des efforts puisque Treasy se charge de vous accompagner dans la gestion de vos fichiers numériques.
Notre article Treasy « Comment mettre de l’ordre dans vos fichiers numériques » est là pour vous expliquer l’aide concrète que Treasy vous apportera au quotidien pour vous soulager de cette tâche de gestion documentaire. Comment mettre de l’ordre dans vos fichiers numériques ?
Nous espérons sincèrement que cet article vous aura convaincu de l’intérêt de ne plus procrastiner et de prendre en main vos fichiers numériques.
Venez tester les services de Treasy pour vous y aider ! A bientôt donc, sur treasy.fr
